Guide · Hverdags-AI
AI-referenter er rullet ind i danske møder uden at nogen tog stilling. Det er ærgerligt, for Datatilsynet har faktisk skrevet ned hvad der gælder. Og det er ikke helt det folk tror.
Fra en prik i mødevinduet til en huskeliste, du kan bruge i morgen.
Fem deltagere, en times snak om budget. Og en optagelse ingen havde nævnt.
Jeg sad i et Teams-møde med en kunde for nylig. Fem deltagere, en times snak om budget og bemanding. Nede i hjørnet stod der at mødet blev transskriberet.
Ingen havde sagt noget. Ingen havde spurgt. Det var bare slået til, fordi nogen på et tidspunkt havde slået det til.
Bagefter tænkte jeg på hvad der egentlig lå i den fil nu. Hvad en medarbejder havde sagt om en kollega. En pris vi ikke skulle have sagt højt. En bemærkning der var sjov i rummet og ikke sjov på skrift.
Jeg er ikke den første der har tænkt den tanke bagefter. I august 2025 blev Otter.ai sagsøgt ved en føderal domstol i Californien af en mand der ikke selv var Otter-bruger, men havde siddet i møder hvor en andens Otter Notetaker kørte med (Brewer v. Otter.ai, sag 5:25-cv-06911, N.D. Cal., klageskriftet). Fire sager blev samlet til én i oktober 2025, og der er ikke faldet dom pr. juli 2026 (retsbogen, In re Otter.AI Privacy Litigation). En påstand er ikke en dom, og det er amerikansk ret, ikke dansk. Men det er nøjagtig den prik i hjørnet, sagen handler om.
Det er derfor den her guide findes. Ikke som en løftet pegefinger, for jeg bruger selv værktøjerne og synes de er gode. Men fordi der er en beslutning at træffe, og de fleste virksomheder har ikke truffet den. De har bare klikket ja.
De siger noget mere ubehageligt: at du skal vurdere hvert møde for sig.
Folk siger "den skriver referat". Det er ét skridt ud af fire.
Det er de tre andre skridt der har konsekvenser.
Lyd fra hele mødet. Ofte video. Det er her det bliver en optagelse i lovens forstand, og ikke bare et notat.
Talen bliver til tekst, ord for ord. Også "øh", også det der blev sagt i en sidebemærkning, også det du fortrød.
Værktøjet forsøger at afgøre hvem der sagde hvad. Det kaldes diarisering. Jeg har ikke et tal på hvor tit den rammer forkert, men i mine egne danske møder med fire eller fem deltagere er det den del jeg oftest må rette bagefter.
Til sidst et resumé med beslutninger og opgaver. Og så ligger transskriptionen et sted. Ofte længere end nogen har taget stilling til.
Bemærk forskellen på trin 2 og trin 4. Resuméet er det folk læser. Transskriptionen er det der bliver liggende.
Det er også transskriptionen, en person kan bede om indsigt i. Datatilsynet skriver om optagelser, at den dataansvarlige "skal være i stand til at kunne give personer, der er blevet optaget, indsigt i optagelsen" (Datatilsynet: Optagelser og overvågning). Det gælder også kollegaen der blev omtalt på minut 34.
De to ting hører ikke til i den samme mappe med de samme rettigheder.
Der findes ingen særregel om AI-referenter. Der findes en vurdering, du selv skal lave.
Her er det der overrasker de fleste. Der findes ingen særregel om AI-referenter. Der findes heller ingen særregel om at optage digitale møder.
Datatilsynet skriver at reglerne "ikke indeholder specifikke regler om optagelse af møder på digitale mødeplatforme", og at spørgsmålet skal vurderes ud fra omstændighederne ved mødet, herunder deltagerne, deres indbyrdes forhold og formålet med at optage (Datatilsynet: Optagelser og overvågning).
Det betyder at spørgsmålet ikke er om Teams eller Otter er lovlige. Det er om lige præcis dette møde må optages, af lige præcis denne grund.
Datatilsynet opstiller tre situationer. Jeg har oversat dem til noget du kan bruge.
| Situation | Hvad Datatilsynet skriver | Hvad det betyder i praksis |
|---|---|---|
| Kan ikke dokumenteres anderledes | Man kan optage uden samtykke fra de øvrige deltagere, hvis det i praksis ikke er muligt at dokumentere mødets indhold på anden vis | Sjældnere end du tror. Kan et almindeligt referat gøre det, falder begrundelsen |
| Faglig eller social relation | Optagelse kan ske hvis ingen frabeder sig det efter at være blevet oplyst om at mødet ønskes optaget. Et såkaldt opt-out | Du skal stadig sige det højt først. Tavshed tæller kun hvis folk har fået chancen for at sige fra |
| Alt andet | Udgangspunktet er samtykke fra de øvrige deltagere | Standardsituationen for kundemøder, medarbejdersamtaler og alt med eksterne |
Læg mærke til rækkefølgen. Samtykke er ikke undtagelsen. Det er udgangspunktet, når du ikke kan begrunde noget stærkere.
Og en detalje mere, som er let at overse. Datatilsynet skriver at hvis en mødedeltager senere henvender sig fordi vedkommende har fortrudt sin beslutning om at acceptere optagelsen, "bør man som udgangspunkt slette optagelsen". Det er en reel forpligtelse. Den kræver at du kan finde den enkelte optagelse igen.
Der er også en grænse der ligger uden for GDPR. Datatilsynet skriver at "hemmelig aflytning eller optagelse af samtaler mellem andre er forbudt efter straffeloven § 263". Konsekvensen er kort: du må optage samtaler du selv deltager i, ikke andres.
Det rammer en helt konkret vane: at sende sin AI-referent ind i et møde man ikke selv deltager i.
Og så er der AI-forordningen
GDPR handler om hvorvidt du må. AI-forordningen handler om hvorvidt folk ved det.
Fra 2. august 2026 gælder artikel 50 om gennemsigtighed i EU's AI-forordning (EU AI Act, artikel 50).
To ting derfra rammer mødeværktøjer. Systemer der interagerer direkte med mennesker, skal være bygget så folk ved at de har med AI at gøre, medmindre det er indlysende. Og bruger man et system der aflæser følelser eller kategoriserer folk biometrisk, skal de der udsættes for det, informeres om systemets drift.
Datoen står fast. Digital Omnibus udskød reglerne for høj-risiko-systemer til 2. december 2027 og 2. august 2028, men rørte ikke artikel 50 (Gibson Dunn om Omnibus-aftalen, 2026).
Og på følelser er der mere end en oplysningspligt. AI-forordningens artikel 5, stk. 1, litra f, forbyder at bruge AI til at udlede følelser hos mennesker på arbejdspladsen og i uddannelsesinstitutioner. Den eneste undtagelse er medicinske eller sikkerhedsmæssige formål (EU AI Act, artikel 5). Forbuddet har været gældende siden 2. februar 2025.
Det er værd at holde op mod produktbladene. Flere mødeværktøjer sælger "stemning", "engagement" eller "talefordeling" som en funktion. Bruger I den slags på jeres egne medarbejdere, er I ikke i et gennemsigtighedsspørgsmål længere.
Du skal svare på begge.
Teori bliver først brugbar, når den rammer en kalender.
Her er fire møder jeg har haft i denne måned, og hvad jeg gjorde ved hvert af dem.
AI-referent slået til. Jeg siger det i de første ti sekunder, og jeg spørger om nogen har noget imod det. Ingen har. Det ligner Datatilsynets opt-out-situation: en faglig relation, oplyst på forhånd, mulighed for at sige fra.
Sig det højtJeg spørger inden. Siger kunden ja, kører den. Siger kunden nej, tager jeg noter i hånden, og det bliver et bedre møde af det. Jeg har aldrig oplevet at nogen tog det ilde op at jeg spurgte.
Spørg førstSlået fra. Der er ingen begrundelse der holder, og der er en magtubalance i rummet. Et referat skrevet af et menneske og godkendt af begge er både lovligere og bedre.
Slå fraLad være. Straffelovens § 263 er ikke en gråzone. Bed om et referat i stedet.
Lad væreMønsteret er trivielt, når man ser det: sig det højt, spørg ved eksterne, sluk ved det følsomme, send ikke en bot alene.
Det tager ti sekunder pr. møde. Det er hele arbejdet.
Fem beslutninger. Ikke en politik på fjorten sider.
Der er fem ting, en virksomhed bør have besluttet. Ikke i en politik på fjorten sider. På én side.
Beslut det, i stedet for at lade det afhænge af hvem der har oprettet mødet.
En fast formulering på ti ord i starten af mødet. Skriv den ned, så alle bruger den samme.
Sæt en frist. Datatilsynet skriver om telefonsamtaler optaget i dokumentationsøjemed, at den dataansvarlige "bør indføre en generel slettefrist, f.eks. 3 måneder". Det er ikke skrevet om mødeoptagelser, men det er et rimeligt sted at starte.
Transskriptioner bør ikke ligge et sted hvor hele organisationen kan søge i dem. Det er den fejl der gør mest skade, når den først er sket.
Du skal kunne finde den enkelte optagelse og slette den. Test det én gang, så I ved at det kan lade sig gøre.
Der er fire spørgsmål mere, som I ikke kan svare på selv. Dem skal I stille jeres leverandør, uanset om I kører Teams Copilot, Otter, Fireflies, Read eller Zoom AI Companion.
Bruger I optagelser eller transskriptioner til at træne modeller? Hvor ligger data geografisk, og hvem hos jer har adgang? Hvor længe gemmer I dem, hvis vi ikke selv sletter? Og kan I dokumentere en sletning, hvis en person beder om det?
Jeg har ikke gennemgået de fem værktøjers privatlivsvilkår til den her guide, og de bliver skrevet om løbende. Derfor står spørgsmålene her i stedet for svarene. Få dem på skrift fra leverandøren, ikke fra en blogpost.
Og så er der en pointe der ligger under det hele. Hvis I ikke tager stilling, forsvinder problemet ikke. Det flytter bare.
Folk optager alligevel, bare på deres egen konto, i en browserudvidelse eller på telefonen ved siden af. Det er den samme mekanik som med skygge-AI: et uklart forbud giver mindre kontrol end en klar aftale.
Danmarks Statistik målte i 2024, at 40 pct. af de virksomheder der overvejer kunstig intelligens uden at bruge det, peger på overholdelse af regler om databeskyttelse og privatliv som en årsag. Næsten halvdelen af virksomhederne mangler et overblik over de lovmæssige konsekvenser (Danmarks Statistik, offentliggjort 12. marts 2025, 2024-data).
Den er også til at gøre noget ved på en formiddag.
De fem punkter fra huskelisten, oversat til jeres møder og jeres værktøj. Det tager en formiddag, og så er beslutningen truffet i stedet for at hænge i luften.
Skriv til mig →Der er ingen særregel for AI-referenter. Datatilsynet vurderer mødet: hvem deltager, hvad er formålet, kunne I have skrevet et almindeligt referat?
Sig det højt i starten. Ti sekunder dækker både høflighed og oplysningspligt.
Beslut en slettefrist og hvem der har adgang. Transskriptionen er det der bliver liggende, ikke resuméet.